Совет
Если в процессе вставки выдается много сообщений об ошибках, вызванных повторяющимися значениями в ключевом поле, лучше прервать этот процесс (реальная вставка записей происходит только после подтверждения в конце процесса), найти записи с повторяющимися значениями, исправить их и заново выполнить процесс вставки. Для того чтобы быстро найти повторяющиеся данные, можно выполнить запрос специального вида — "Повторяющиеся записи". Раскройте список запросов в окне базы данных, нажмите кнопку
Создать
(New), в появившемся диалоговом окне
Новый запрос
(New Query) выделите элемент
Повторяющиеся записи
(Find Duplicates Query Wizard) и нажмите кнопку ОК. (Более подробно о создании запросов см. гл. 4.)
Замечание
Если записи вставляются в таблицу, ключом которой является поле типа Счетчик (AutoNumber), то при добавлении новых записей они перенумеровываются в соответствии с последним значением счетчика. То есть даже если значения этого поля в добавляемых записях будут совпадать с ключами в уже существующих записях, они будут вставлены, при этом значения ключей в новых записях будут отличаться от тех, что они имели до вставки.
Access позволяет не только добавить в таблицу записи из буфера обмена, но и заменить уже существующие в таблице записи. При этом все столбцы данных, скопированные в буфер обмена, должны соответствовать полям таблицы Access, причем первый столбец обязательно должен соответствовать первому полю. Однако в буфере обмена могут быть не все столбцы таблицы Access. В этом случае данные в полях таблицы, для которых отсутствуют столбцы в буфере обмена, останутся неизменными. А вот число строк в буфере обмена должно соответствовать числу выделенных заменяемых строк в таблице. Это число не должно быть меньше, чем число строк в буфере. В противном случае данные из последних строк буфера будут игнорироваться. Процедура замены записей аналогична описанной выше процедуре добавления записей, только перед вставкой нужно выделить заменяемые записи в таблице.
Простейшим способом экспорта данных из таблицы Access в другое приложение Windows также является копирование содержимого таблицы Access в буфер обмена с
последующей вставкой в документ другого приложения. Например, чтобы скопировать таблицу Access в документ Word через буфер обмена: